• Paspor Asli dengan masa berlaku tidak kurang dari 10 Bulan sebelum Jadwal Keberangkatan.
• Nama di Paspor minimal 2 (dua) kata, contoh : Andrieka Ardian
• Soft File Foto 4X 6 Berwarna background Putih dengan focus wajah 80%
• Soft File KTP
• Soft File Akte Lahir untuk Peserta Anak
• Soft File Kartu Keluarga (KK) dan Buku Nikah bagi Suami Istri
• Soft File Kartu Keluarga (KK) Orangtua
• Kartu Kuning Suntik Meningitis Asli 
• Pendaftaran disertai dengan Deposit minimum IDR 10.000.000, dengan pelunasan biaya paket maksimal 3 (tiga) minggu sebelum Jadwal Keberangkatan

KETENTUAN UMUM

1. Calon wisatawan/jamaah memahami betul tentang paket wisata dan/atau perjalanan ibadah (umrah/haji) yang diambil dan sepakat atas harga, fasilitas, sarana, dan prasarana yang diberikan oleh pihak Patra Tours (PT. Panghegarputra saptawisata) mulai sejak dimulainya perjalanan hingga kepulangan.

RESERVASI PERJALANAN

1. Pendaftaran setiap paket hanya diakui sebagai pendaftar resmi apabila calon wisatawan/jamaah mendaftar langsung pada kantor Patra Tour Pusat, atau kantor cabang resmi Patra Tour , atau mitra resmi Patra Tourr, atau agen resmi Patra Tours  baik langsung atau melalui pendaftar melalui situs resmi atau aplikasi resmi di media-media sosial Patra Tour.
2. Pihak Patra Tours berhak membatalkan reservasi apabila calon wisatawan/jamaah dinilai tidak memenuhi syarat atau terindikasi mempunyai catatan kriminal yang membuat calon wisatawan/jamaah dilarang masuk pada sebuah daerah atau negara.
3. Pihak Patra Tour berhak membatalkan paket wisata dan reservasi calon wisatawan/jamaah apabila terdapat perubahan kebijakan pemerintah Indonesia atau negara yang dituju yang mengharuskan perjalanan tersebut ditunda atau dibatalkan seluruhnya.
4. Seorang jamaah dinyatakan terdaftar apabila telah mendaftarkan diri secara mandiri atau didaftarkan oleh Patra Tour baik melalui kantor pusat, kantor cabang, mitra, ataupun agen, serta membayar tanda jadi minimal Rp. 10.000.000,- (Sepuluh Juta Rupiah) atau nilai lainnya yang dipersyaratkan oleh pihak Patra Tour dalam bentuk kurs atau mata uang selain Rupiah Indonesia (IDR).

KETENTUAN PENDAFTARAN

1. Calon wisatawan/jamaah wajib melengkapi dokumen perjalanan yang dibutuhkan maksimal 3 (tiga) hari setelah pendaftaran. Apabila terdapat dokumen yang membutuhkan waktu lebih dari 3 (tiga) hari maka calon wisatawan/jamaah wajib mengkonfirmasi ulang kepada pihak Patra Tours
2. Dokumen perjalanan yang diterima pihak Patra tour lewat tenggang waktu yang diberikan beresiko tinggi gagal dalam penerbitan visa, pengaturan tempat duduk di kendaraan yang dipakai dalam perjalanan, hingga pengaturan kamar pada tempat tinggal yang dituju. Dengan demikian, calon wisatawan/jamaah bersedia menerima seluruh konsekuensi yang mungkin timbul akibat dari kelalaian ini dan pihak Patra Toursr tidak bertanggung jawab apabila paket wisata yang diambil oleh calon wisatawan/jamaah tidak sesuai dengan harapan.
3. Apabila terdapat biaya-biaya yang muncul diluar harga paket wisata akibat dari kelalaian calon wisatawan/jamaah seperti yang dimaksud pada poin ke-2 diatas maka akan dibebankan seluruhnya kepada calon wisatawan/jamaah.
4. Pendaftaran setiap calon wisatawan/jamaah terhadap paket yang dipilih pada Patra tours ditandai dengan tanda jadi atau Booking Fee sebesar Rp. 10.000.000,-
5. Apabila dalam 3 x 24 jam tidak melakukan pembayaran Booking Fee yang dimaksud pada poin ke-4, maka calon wisatawan/jamaah dianggap batal dan tidak terdaftar sebagai calon wisatawan/jamaah resmi.
6. Tenggang waktu pelunasan paket adalah 30 (tiga puluh) hari sebelum keberangkatan. Pelunasan kurang dari 30 (tiga puluh) hari sebelum keberangkatan bisa menyebabkan terjadinya perubahan harga paket terhadap calon wisatawan/jamaah, dan penambahan biaya sepenuhnya menjadi tanggungan calon wisatawan/jamaah.
7. Pembatalan pendaftaran bisa dilakukan maksimal 45 (empat puluh lima) hari sebelum keberangkatan dan calon wisatawan/jamaah berhak mendapatkan pengembalian (refund) sebesar 100% atau seluruh biaya yang telah disetor ke pihak Patra Tours.
8. Adapun pembatalan pendaftaran dilakukan kurang dari 45 (empat puluh lima) hari sebelum keberangkatan maka akan dilakukan refund partial (sebagian) yang besarannya ditentukan dengan seberapa besar kerugian yang terjadi akibat pembatalan tersebut.
9. Pembatalan yang dilakukan oleh calon wisatawan/jamaah akibat dari peristiwa yang tidak terduga seperti force majeure, penyakit, meninggal dunia atau lainnya maka mengikuti ketentuan pada poin ke-7 (tujuh) dan ke-8 (delapan) diatas.
10. Calon wisatawan/jamaah yang melakukan penjadwalan ulang (reschedule) pada hari lainnya atau paket lainnya maka akan dikenakan biaya penjadwalan ulang (reschedule) sesuai dengan biaya yang dikenakan oleh pihak ketiga/mitra Patra Tour.
11. Pada kondisi dimana sebuah paket perjalanan wisata/ibadah telah ditutup karena telah memenuhi kuota dan terdapat permintaan tambahan kuota, maka pihak Patra Tour akan melakukan perubahan harga untuk menyesuaikan dengan kondisi dan ketentuan yang diterapkan oleh pihak ketiga (vendor hotel, maskapai penerbangan, atau land arrangement

PROSES PENGEMBALIAN DANA (REFUND)

1. Setiap calon wisatawan/jamaah yang batal berangkat dan ingin mengajukan pengembalian dana (refund) wajib telah memenuhi ketentuan yang telah dipersyaratkan di ketentuan pendaftaran diatas.
2. Setiap calon wisatawan/jamaah yang batal berangkat dan ingin mengajukan pengembalian dana (refund) wajib untuk mengisi formulir pengembalian dana (refund) yang bisa didapatkan di kantor Patra Tour atau jaringan ponsel pusat pelayanan kostumer (customer service) Patra Tours.
3. Apabila permohonan pengembalian dana (refund) disetujui maka calon wisatawan/jamaah akan menunggu maksimal 14 (empat belas) hari kerja untuk proses pengembalian dana.
4. Pengembalian dana (refund) untuk paket haji furoda akan dilaksanakan maksimal 30 hari kerja sejak tanggal disetujui permohonan calon wisatawan/jamaah.

KETENTUAN PERLENGKAPAN PERJALANAN

1. Setiap calon wisatawan/jamaah berhak mendapatkan perlengkapan perjalanan yang disediakan oleh Patra Tours.
2. Seluruh perlengkapan yang disediakan tidak bisa diuangkan.
3. Kerusakan pada perlengkapan yang dikirimkan kepada calon wisatawan/jamaah ke alamat rumah atau lainnya yang pengirimannya diatur dan biayanya ditanggung oleh calon wisatawan/jamaah menjadi tanggung jawab dan dibebankan sepenuhnya kepada calon wisatawan/jamaah.
4. Adapun perlengkapan yang diserahterimakan langsung di kantor pusat atau kantor cabang Patra Tours, maka kerusakan yang terjadi pada perlengkapan bisa diklaim langsung pada saat itu dan dilakukan penukaran terhadapnya.
5. Seragam yang tidak cocok pada calon wisatawan/jamaah bisa ditukar selama perjalanan wisata belum dimulai.
6. Kerusakan pada perlengkapan yang terjadi setelah perjalanan wisata dimulai, maka tidak bisa lagi ditukarkan atau dikembalikan dan sepenuhnya menjadi tanggungan calon wisatawan/jamaah.

KETENTUAN PERUBAHAN-PERUBAHAN

1. Calon wisatawan/jamaah siap menerima konsekuensi beban biaya tambahan apabila menghendaki perubahan-perubahan pada:

• Paket Perjalanan, atau
• Perubahan jadwal tiket perjalanan, atau
• Perubahan kelas hotel, atau
• Penggantian nama pada tiket yang telah dikeluarkan oleh pihak penerbangan, atau
• Tambahan fasilitas dari yang sudah disediakan oleh pihak Patra Tours.

2. Perubahan-perubahan hendaknya diinformasikan maksimal 14 (empat belas) hari sebelum keberangkatan. Perubahan yang terjadi kurang dari 14 (empat belas) hari sebelum keberangkatan beresiko terkena biaya yang lebih besar.
3. Perubahan jadwal (reschedule) yang dilakukan oleh Patra Tour yang berkonsekuensi terhadap perubahan harga maka sepenuhnya ditanggung oleh Patra Tours. 

PERUBAHAN HARGA

1. Perubahan harga dapat sewaktu-waktu berubah mengikuti kebijakan dan peraturan pihak ketiga (vendor hotel, maskapai penerbangan, atau land arrangement).
2. Jamaah yang telah melunasi pembayaran seluruhnya tidak akan terpengaruh dengan perubahan harga kecuali terdapat kerugian pihak Patra Toursr yang terjadi akibat perubahan harga yang terjadi pada pihak ketiga (vendor hotel, maskapai penerbangan, atau land arrangement).
3. Apabila terjadi perubahan harga pada pihak ketiga (vendor hotel, maskapai penerbangan, atau land arrangement) dan jamaah belum melunasi pembayarannya sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh pihak Patra Tours, maka calon wisatawan/jamaah akan dikenakan harga terbaru yang berlaku.

KEHILANGAN ATAU KERUSAKAN BAGASI

1. Seluruh kehilangan dan kerusakan bagasi saat melakukan perjalanan wisata akibat kelalaian Patra Tours, maka pihak Patra Tours wajib untuk mengganti kerugian yang terjadi.
2. Apabila kehilangan dan kerusakan akibat kelalaian maskapai penerbangan, maka pihak maskapai penerbangan wajib mengganti dengan mengikuti peraturan yang berlaku pada pihak maskapai penerbangan.
3. Kehilangan atau kerusakan bagasi atau barang bawaan yang terjadi akibat dari kelalaian calon wisatawan/jamaah sendiri bukan tanggung jawab pihak Patra Tours maupun maskapai penerbangan.
4. Keluhan atas kehilangan atau kerusakan bagasi dilaporkan secara resmi ke kantor pusat atau kantor cabang Patra Tours. Laporan yang tidak resmi tidak akan diproses untuk dilakukan penelusuran atau penggantian.

KETENTUAN LAINNYA

1. Biaya yang timbul akibat bagasi atau bawaan calon wisatawan/jamaah yang melebihi batasan berat pada maskapai penerbangan sepenuhnya ditanggung oleh calon wisatawan/jamaah.
2. Barang atau aset Patra Tours yang sifatnya dipinjamkan kepada calon wisatawan/jamaah wajib untuk dijaga dengan baik. Apabila terjadi kerusakan atau kehilangan akibat kelalaian calon wisatawan/jamaah, maka pihak Patra Tour berhak meminta ganti rugi kepada calon wisatawan/jamaah yang bersangkutan.